Veranstaltungen (zentraler Ansprechpartner)

Öffentliche Veranstaltungen erfreuen sich bei Bürgerinnen und Bürgern großer Beliebtheit. Ob Straßenfest, Sportveranstaltung oder Schützenfest, ob Martinsumzug, Musikveranstaltung oder Volksfest - viele Veranstaltungen sind aus dem gemeinschaftlichen Leben nicht mehr wegzudenken. Für Veranstalter ist es hingegen oft schwierig, die richtige Ansprechperson für ihr Vorhaben zu finden. Eine Vielzahl von Vorschriften, unterschiedlichen Zuständigkeiten und Antragsverfahren lassen Veranstalter schnell verzweifeln. Außerdem müssen sicherheitsrelevante Aspekte im Vorfeld einer Veranstaltung beleuchtet werden.

Die Stadt Bergkamen hat deshalb im Bürgerbüro -Ordnungsangelegenheiten/Feuerwehr- einen zentralen Ansprechpartner für Veranstaltungen benannt, der alle Veranstaltungsanzeigen zentral registriert und die notwendigen Abstimmungen mit den jeweils zuständigen städtischen Fachämtern, der Polizei und anderen Institutionen (u.a. Feuerwehr, THW) in die Wege leitet. Er hält engen Kontakt zu den Veranstaltern, unterstützt diese im Genehmigungsverfahren und gibt Auskunft über formale und inhaltliche Aspekte sowie zeitliche Abläufe.

Anmeldung einer Veranstaltung in Bergkamen

Um die Lotsenfunktion bestmöglich erfüllen zu können, muss der zentrale Ansprechpartner möglichst frühzeitig über geplante Veranstaltungen informiert werden. Melden Sie Ihre geplante Veranstaltung daher über das Formular „Erhebungsbogen zur Durchführung einer Veranstaltungen“ fristgerecht an.

Kleine Veranstaltungen
Grundsätzlich sollten Veranstaltungen so früh wie möglich beim zentralen Ansprechpartner angezeigt werden, mindestens jedoch 1 Monat vorher.

Mittlere Veranstaltungen
Aufgrund der notwendigen sicherheitsrelevanten Prüfung ist der Erhebungsbogen zur Durchführung einer Veranstaltung mit mehr als 200 erwarteten Besucherinnen und Besucher/Teilnehmerinnen und Teilnehmer mindestens 3 Monate vor dem geplanten Veranstaltungsbeginn einzureichen.

Großveranstaltungen
Veranstaltungen

  1. zu denen täglich mehr als 100.000 Besucherinnen und Besucher erwartet werden, oder
  2. bei denen die Zahl der zeitgleich erwarteten Besucherinnen und Besucher ein Drittel der Einwohnerinnen und Einwohner der Stadt Bergkamen übersteigt (ca. 17.000) und sich erwartungsgemäß mindestens 5.000 Besucherinnen und Besucher zeitgleich auf dem Veranstaltungsgelände befinden, oder
  3. die über ein erhöhtes Gefährdungspotenzial verfügen,

sollten mindestens 6 Monate vorher angezeigt werden. Für diese sogenannten Großveranstaltungen sind in der Regel formelle Sicherheitskonzepte zu erstellen und mit den relevanten Sicherheitsbehörden und Institutionen abzustimmen.

Der vollständig ausgefüllte und unterschriebene Erhebungsbogen kann per Post, Email oder Fax an den unten stehenden zentralen Ansprechpartner gesendet werden.

Weitere wichtige Unterlagen, die Sie mit dem Erhebungsbogen einreichen müssen:

  • Übersichts-/Lagepläne mit Aufbauten und Aktionsflächen,
  • die genaue Streckenführung, der Start- und Zielbereich sowie ein Ordnerplan bei Veranstaltungen, die nicht ausschließlich an einem festen Standort stattfinden (z. B. Straßenrennen, Umzüge, Prozessionen),
  • Programmablauf der Veranstaltung,
  • Aussteller-/Händlerverzeichnis mit Angabe über die Verwendung von Flüssiggas,
  • Nachweis einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung,
  • ggf. Sicherheitskonzept

Bitte beachten Sie, dass bei zu kurzfristig eingereichten Unterlagen die Durchführung der Veranstaltung nicht garantiert werden kann. Bei ungeprüften oder ungenehmigten Veranstaltungen können ordnungsbehördliche Maßnahmen eingeleitet werden, die von einer Ordnungswidrigkeitenanzeige bis zur Untersagung und sofortigen Beendigung der Veranstaltung reichen können.

Veranstaltungen auf öffentlicher Fläche

Bei Veranstaltungen, die auf einer öffentlichen Fläche stattfinden sollen oder bei denen Straßensperrungen erforderlich werden (z. B. Straßenfest, Martinsumzug, Volksläufe, Radrennen), ist zusätzlich ein „Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis für die Durchführung einer Veranstaltung auf öffentlichem Verkehrsgrund (Sondernutzungserlaubnis)“ bzw. ein „Antrag auf Erteilung einer verkehrsrechtlichen Anordnung gemäß § 45 Abs. 6 StVO (Straßensperrung)“ zu stellen.

Bitte beachten Sie, dass mit diesem Antrag auch die „Veranstaltererklärung“ auf Seite 2 sowie die „Bestätigung einer Versicherungsgesellschaft zum Versicherungsschutz für eine Veranstaltung“ abzugeben sind. Die Bestätigung der Versicherungsgesellschaft muss zwingend folgende Erklärung enthalten (vgl. Seite 4):

„Es wird bestätigt, dass der erforderliche Versicherungsschutz gemäß der bundeseinheitlichen Verwaltungsvorschrift zu § 29 Abs. 2 Straßenverkehrsordnung (StVO) für die oben bezeichnete Veranstaltung gewährt wird.“

Baurechtliche Anforderungen

In den Fällen, in denen gleichzeitig mehr als 200 Besucherinnen und Besucher erwartet werden und z. B. durch Zugangskontrollen und Absperrungen (Einzäunung des Veranstaltungsgeländes) eine einheitliche bauliche Anlage geschaffen wird, mit der der allgemeine Verkehr ausgeschlossen wird, bedarf die Veranstaltung zusätzlich einer Baugenehmigung.

Sogenannte "fliegende Bauten" (z. B. Festzelte, Bühnen, Fahrgeschäfte) bedürfen einer sogenannten „Ausführungsgenehmigung“, bevor sie erstmals aufgestellt und in Gebrauch genommen werden. Dies gilt jedoch nicht für fliegende Bauten bis 5 m Höhe, die nicht dazu bestimmt sind, von Besucherinnen und Besuchern betreten zu werden (z. B. Schießgeschäfte, Losbuden, Verkaufswagen) sowie für Zelte bis zu einer Grundfläche von 75 qm.

Ein fliegender Bau (mit Ausführungsgenehmigung) darf nur in Gebrauch genommen werden, wenn seine Aufstellung dem Bauordnungsamt der Stadt Bergkamen unter Vorlage des Prüfbuches mindestens eine Woche vorher angezeigt wurde. Den richtigen Ansprechpartner im Bauordnungsamt aufgelistet nach Ortsteilen finden Sie hier.


Ansprechperson

Sonja Hampel
Sachbearbeiterin
Bürgerbüro - Ordnungsangelegenheiten/Feuerwehr
Erdgeschoss, Zimmer 017
Tel.: 02307/965-361
Fax: 02307/965-455
E-Mail: s.hampel@bergkamen.de

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